Разработка внутрифирменных нормативных актов

Документооборот фирмы является важнейшей составляющей ее эффективного функционирования. Вся наиболее важная информация содержится на бумажных или электронных носителях, информацию можно унифицировать, в письменной форме ее можно быстро передать адресату для ознакомления, причем при современном уровне техники расстояние уже не имеет никакого значения. В наше динамичное время всеобщей формализации бизнес-процессов, приоритетности письменной информации над устной документальное обеспечение деятельности фирмы приобретает все большую актуальность.

Когда же речь идет о документах, которые фирма должна иметь в силу закона, устава, корпоративных или договорных условий с контрагентом, тогда такие документы имеют не просто информационное значение, а приобретают юридический характер, являя собой свод правил поведения, регламентирующих деятельность фирмы, права и обязанности участников определенных правоотношений. Такие документы должны соответствовать требованиям закона, устава фирмы, договора, содержать обязательные реквизиты, иметь соответствующую структуру. Чаще всего такие документы именуют внутрифирменными правилами и локальными нормативными актами.

Внутрифирменные, локальные нормативные акты могут быть нескольких категорий, что предопределяет степень необходимости их разработки:

• акты, которые должны быть в фирме в силу императивных требований закона, без которых соответствующий юридический факт или субъект в принципе не могут существовать (например, Устав АО, Положение о филиале, Приказ об учетной политике организации);
• акты, которые должны быть разработаны в фирме в силу императивных требований закона, при отсутствии или уклонении от составления (заключения) которых фирма может быть привлечена к юридической ответственности (например, приказы о назначении на должность, трудовой, коллективный договора);
• акты, которые должны быть разработаны в фирме в силу прямого указания закона, отсутствие которых может поставить фирму, ее участников, работников или контрагентов в юридически ущербное положение (например, Положение о порядке проведения общих собраний в ООО в форме заочного голосования, Положение о реализации акционерами ЗАО преимущественного права приобретения акций, продаваемых другими акционерами, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников фирмы, Правила отдельных видов страхования);
• акты, которые должны быть в фирме в силу прямого указания закона, но их отсутствие не влечет неблагоприятных юридических последствий для фирмы, ее участников, работников (например, Положение о единоличном или коллегиальном органе управления фирмы);
• акты, которые фирма может иметь в силу норм закона, имеющих рекомендательный характер (например, Положение об оплате и стимулировании труда работников в фирме, Должностные инструкции);
• акты, которые законом не предусмотрены, но фирма вправе их разработать и использовать в силу управленческой, коммерческой, маркетинговой необходимости и эффективности, экономической целесообразности и обусловленности структурой фирмы или группы фирм (например, положение о внутреннем коммерческом расчете, о претензионно-исковой работе, об аттестации сотрудников, положение о холдинге, о персонале, о статусе структурного подразделения фирмы, кодекс корпоративной культуры, профессиональной этики, правила оказания услуг клиентам, инструкции о приемке товаров по количеству и качеству и т.д.).

Перечислить все возможные внутрифирменные документы, локальные акты, правила, инструкции, положения не представляется возможным, их великое множество и как мы видим их принятие обусловлено как требованиями закона, устава фирмы, так и управленческой необходимостью. Как показывает наш опыт, большинство фирм не имеют развернутой системы внутренних документов общества в силу элементарно низкой правовой и управленческой культуры. Как правило, более серьезно к таким документам относятся крупные фирмы и публичные структуры, ориентированные на работу с большим количеством клиентов (холдинги, ФПГ, банки, страховые фирмы и т.д.).

Необходимо обратить внимание, что разработка внутрифирменных документов очень эффективна в целях оптимизации договорной работы фирмы с ее контрагентами и она повышает степень ответственности работников самой фирмы, исключает или снижает риск нештатных ситуаций. Например, в качестве таких документов очень эффективны и практичны правила оказания услуг клиентам, правила продажи отдельных видов товаров, регламенты взаимодействия по отдельных аспектам и условиям договора, которые могут являться частью договора с контрагентом или носить характер договора присоединения. Для производственных фирм, крупных предприятий очень полезно разработать правила и инструкции по приемке товаров по количеству и качеству, отгрузке товаров контрагентам, правила по претензионно-исковой работе и ряд других.

Возможно, что Вы даже пока что еще не задумывались всерьез о необходимости в вашей деятельности подобного рода документов. Думаем, что изложенная выше информация хотя бы даст Вам какое-то представление о практической значимости письменной фиксации (формализации) внутрифирменных правил, положений и инструкций, которые существенно оптимизируют не только внутрифирменные процессы и взаимоотношения, но и упрощают реализацию управленческих решений, снижают предпринимательские риски в договорной работе с контрагентами.